El teléfono suena y nadie puede cogerlo
Recepción atiende al paciente en mostrador mientras dos llamadas se pierden. Cada llamada perdida es, con frecuencia, un paciente que reserva en la clínica de al lado.
Agenda llena, teléfono libre.
Sus pacientes reservan solos, 24/7, por la web o WhatsApp. El bot de recepción confirma, recuerda y responde lo de siempre — y su equipo atiende a quien tiene delante, no al teléfono.
El día a día de recepción
Tres fugas que vacían la agenda
El no-show se come la facturación
Citas olvidadas, nadie confirma, el hueco se descubre cuando ya no se puede rellenar. Cada ausencia sin aviso es tiempo de sillón pagado que no produce.
Por la tarde y el fin de semana, la reserva calla
El paciente decide cuándo le duele, no en horario de recepción. Si nadie contesta por la noche o el domingo, la primera clínica que responde se lleva la cita.
Su proceso → nuestra automatización → resultado
Lo que automatizamos en una clínica
Solo la parte organizativa. Ninguna solución diagnostica ni valora síntomas: la decisión clínica es siempre del profesional.
Bot de recepción: citas 24/7 por web y WhatsApp
Proceso
La reserva depende del teléfono y del horario de recepción; fuera de horas no entra nadie.
Automatización
Un bot propone huecos reales, agenda, reprograma y cancela — en la web y en WhatsApp, a cualquier hora. Lo no estándar («me duele mucho», «tema de pago») lo pasa a su equipo, sin valorar nada médico.
Resultado
La agenda se llena también de noche y en fin de semana; el teléfono queda libre para lo que sí necesita una persona.
Recordatorios con confirmación en un clic
Proceso
El paciente olvida la cita; nadie llama para confirmar; el hueco se pierde sin margen para rellenarlo.
Automatización
Recordatorio automático por WhatsApp con botones «confirmo / cambiar / cancelar». Si el paciente cancela a tiempo, el hueco vuelve a la agenda y puede ofrecerse a otro.
Resultado
Menos ausencias, menos sillas vacías, agenda que se entera antes de que el hueco sea irrecuperable.
Respuestas a lo de siempre: precios, preparación, dirección
Proceso
Recepción repite decenas de veces al día lo mismo: horarios, tarifas orientativas, cómo llegar, qué traer, si trabajan con tal seguro.
Automatización
El asistente responde con los datos de su clínica, citando su propio tarifario y condiciones. No es consulta médica — lo dice explícitamente — y una persona se incorpora al chat en un clic.
Resultado
Menos interrupciones, respuestas iguales y correctas a cualquier hora, recepción concentrada en pacientes.
Atención bilingüe ES / RU (y EN)
Proceso
El paciente internacional o ruso-hablante depende de una persona concreta del equipo que habla su idioma — y no escala.
Automatización
El bot atiende en el idioma del paciente: reserva, recuerda y responde lo organizativo en español, ruso o inglés con la misma calidad.
Resultado
Un «departamento de paciente internacional» al alcance de una clínica pequeña — sin contratar.
Para clínicas con consulta en ruso en España es la vía directa de crecer con la comunidad ruso-hablante.
Dónde se atasca el flujo
El cuello de botella no es la agenda. Es el teléfono.
recepciónantes: teléfono colapsado agenda recordatorios
Un sistema rinde lo que rinde su eslabón más estrecho. En la mayoría de clínicas ese eslabón es la recepción telefónica: por eso la encendemos primero — y la agenda y los recordatorios empiezan a trabajar a pleno flujo. Teoría de las Restricciones · Goldratt
Cómo lo implantamos
Del primer vistazo al piloto en semanas
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Auditoría del flujo de citas
Media hora con su equipo: cómo entra hoy una cita, dónde se pierde, qué sistema usan.
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Bot piloto en días
Levantamos el bot con sus horarios, tarifas y preguntas frecuentes reales.
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Conexión a su agenda
Integración con su calendario, CRM o software de gestión — sin cambiar de sistema.
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Soporte y mejora
Medimos, ajustamos respuestas y ampliamos a nuevos procesos cuando el primero funciona.
Estás hablando con IA · AI Act art. 50
Prueba el bot de recepción
Hola, quiero una limpieza esta semana
¡Claro! Tengo hueco el jueves a las 10:30, el jueves a las 17:00 o el viernes a las 12:15. ¿Cuál le viene mejor?
El viernes a las 12:15
Reservado: limpieza dental, viernes 12:15. Le enviaré un recordatorio el día antes con opción de confirmar o cambiar la hora. ✓
El bot no da consejos médicos ni valora síntomas — solo gestiona citas y preguntas organizativas. Ante cualquier duda clínica le atiende una persona.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan las clínicas
¿Cómo tratáis los datos de salud? (RGPD art. 9)
Con minimización estricta. El bot gestiona lo organizativo — nombre, contacto, especialista y hora — y no pide síntomas en texto libre ni almacena historias clínicas. Los datos de salud son categoría especial por el art. 9 del RGPD: antes de implantar revisamos con usted la base legal, el consentimiento y el contrato de encargo (DPA). No prometemos cumplimiento «de fábrica» — lo verificamos para su caso concreto.
¿El bot da consejos o consultas médicas?
No, y lo dice en su primer mensaje. Es un asistente organizativo: citas, recordatorios, precios orientativos, direcciones, preparación de la visita. No diagnostica, no valora la gravedad de un síntoma y no sustituye la consulta médica: cualquier decisión clínica queda en manos del profesional sanitario.
Ya tenemos nuestra propia agenda o CRM. ¿Sirve?
Sí. Nos integramos con su calendario, CRM o software de gestión mediante API o conectores — usted no cambia de sistema. Si su programa es antiguo y no tiene API, lo valoramos con honestidad: hay vías de integración, pero se lo diremos claro si el esfuerzo no compensa.
¿Cuánto se tarda en implantar?
El bot piloto con sus datos reales se levanta en días. El piloto completo sobre un proceso — la recepción — dura de 2 a 4 semanas: auditoría corta, puesta en marcha, conexión a la agenda y ajuste fino. Solo después ampliamos a más procesos.
¿Y si la IA se equivoca?
Para eso hay una persona en el circuito. Todo lo dudoso o no estándar pasa a su equipo en un clic; el bot no actúa de forma autónoma sobre nada que afecte a la salud del paciente y siempre avisa de que es una IA (AI Act art. 50). Usted supervisa y corrige — el bot aprende de esas correcciones.